Quy định về nội dung, cơ chế báo cáo và sử dụng thông tin thống kê trong hệ thống thư viện ĐHQG -TP HCM

QUY ĐỊNH VỀ NỘI DUNG, CƠ CHẾ BÁO CÁO VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN THỐNG KÊ

Nâng cao việc phối hợp hoạt động và chia sẻ thông tin giữa các thư viện trong Hệ thống thư viện ĐHQG-HCM (HTTV).
Góp phần xây dựng hệ thống thông tin tập trung và thống nhất trong HTTV nhằm phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, đánh giá của các thư viện cũng như hỗ trợ cho công tác kiểm định chất lượng giáo dục của ĐHQG-HCM.

Số liệu HTTV: gồm 3 bảng theo biểu mẫu đính kèm.
- Bảng 1: Thống kê số liệu HTTV: Số liệu do các thư viện cập nhật và gửi về Thư viện Trung tâm (TVTT) theo định kỳ quy định
- Bảng 2: Số lượng cấp ID truy cập cho các thư viện: Số liệu do TVTT cung cấp theo định kỳ quy định
- Bảng 3: Số lượt truy cập các CSDL của các thư viện: Số liệu do TVTT cung cấp theo định kỳ quy định

Số liệu HTTV:
- Các thư viện nộp Bảng 1 về TVTT 2 lần/năm
  - Lần1: hạn cuối vào ngày 15 tháng 1
  - Lần 2: hạn cuối vào ngày 15 tháng 7
- TVTT thực hiện tổng hợp các dữ liệu, bao gồm Bảng 1, 2, 3, và gửi đến các thư viện
  - Lần 1: vào ngày 30 tháng 1
  - Lần 2: vào ngày 30 tháng 7
Các kế hoạch, báo cáo tổng kết hàng năm; chiến lược của các thư viện trong hệ thống:
- Các thư viện nộp về TVTT 2 lần/năm:
  - Lần 1: nộp kế hoạch năm, trung hoặc dài hạn, hạn cuối vào ngày 15 tháng 1
  - Lần 2: nộp báo cáo tổng kết đánh giá về việc khai thác các nguồn đầu tư vào phát triển thư viện theo kế hoạch đã đặt ra, hạn cuối vào ngày 15 tháng 7
- TVTT tổng hợp các dữ liệu để báo cáo cho ĐHQG-HCM.

Việc quy định các nội dung và mục tiêu báo cáo dựa trên sự thống nhất giữa các thư viện trong hệ thống. Trong trường hợp cần điều chỉnh hoặc bổ sung, hội đồng thư viện bàn bạc và ra quyết định.
Các thư viện chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu báo cáo.
Các thư viện lưu giữ và sử dụng dữ liệu cho đến khi có dữ liệu mới của lần báo cáo tiếp theo.
Khi cung cấp và phổ biến dữ liệu, các thư viện cần tuân thủ đúng mục tiêu đã đề ra trong quy định này.